Мною разработаны и эксплуатируются базы данных на основе MS ACCESS для производственных и торговых предприятий, позволяющие вести учёт хозяйственных операций и оформление по ним документов: счетов-фактур, накладных, актов списания материалов, платёжных документов, прайсов с остатками товаров, отчётов движения товаров, баланса клиентов и т.п.

Запись в базу данных всех хозяйственных операций предприятия позволяет в любой момент получать итоговые данные деятельности предприятия.

Разработка базы данных в программе "Microsoft ACCESS" - составной части популярного пакета программ "Microsoft Office" - позволяет создавать легко модифицируемую ("на лету") под конкретные условия сетевую систему, притом любой пользователь системы - не обязательно программист - может пользоваться богатыми возможностями MS ACCESS для обмена информацией с другими программами "Microsoft Office", для создания новых дополнительных запросов, форм и отчётов (потребность в которых возникает в процессе его деятельности), или для модификации существующих (в пределах прав, предоставленных ему администратором системы).

Описание идеи построения системы:

1. Информация хранится в минимальном количестве таблиц:

• Клиенты (в т.ч. покупатели, поставщики, склады, сотрудники и т.д.)
• Товары (в т.ч. услуги, материалы, оборудование...)
• Операции (заказ товаров или услуг; приход, расход, возврат от покупателей и поставщикам, перемещения между складами, производственные операции и т.п.)
• Товар по операциям (подчинённая предыдущей таблице)

Для различения "клиентов", "товаров", "операций" (приход-расход и т.п.) предусмотрены поля "Вид" в этих таблицах, также как и для других уточнений ("Форма оплаты": нал., без нал., на реализацию, в кредит и т.п.), в отличие от програм вроде "1С-Торговля", где для каждого нюанса - отдельная пара таблиц, в результате получается более сотни (!) таблиц.

Минимальное количество информационных таблиц (кроме информационных ещё есть формальные таблицы описания имён полей, написания прописью (по-русски и по-украински) чисел, названий месяцев), позволяет кроме того, как упорядочить логику системы, упростить и автоматизировать сравнение версий базы данных (БД), что весьма полезно при архивации данных, а также если БД ведётся на нескольких не связанных сетью компьютерах.

Запрос в MS ACCESS позволяет увидеть различия между таблицами двух версий БД, когда этих таблиц всего 4 - это наглядно. (Портфельная репликация БД, задуманная Microsoft, позволяет слить вместе информацию из двух БД путём механического добавления отличающихся записей, но отсутствие наглядного контроля различий между ними может привести к хаосу.)

2. База данных разделена на файл информационных таблиц (собственно базу данных) и один или несколько файлов интерфейса - для каждого пользователя может быть свой интерфейс с набором необходимых ему форм и отчётов, с заданными для него правами, пользователь может сам дополнять свой файл своими запросами, формами и отчётами, изменять их по своему вкусу и потребностям.

3. Для возможности работы нескольким пользователям (в сети или автономно), номеру записи в таблице операций (в ключевом поле таблицы) автоматически присваивается значене даты-времени момента создания записи - вместо счётчика с последовательными или случайными значениями - чтобы вероятность совпадения ключевых номеров свести к минимуму, да ещё и иметь полезную информацию о времени записей.

4. Внешне для пользователя интерфейс оформлен как окно с:

• полем, отображающим текущий курс базовой валюты (значение хранится в текущей таблице и в любой момент может быть изменено),
• кнопками (жёлтые) для открытия форм с записями операций, клиентов, товаров,
• кнопками (розовые) для открытия отчётов, прайса,

Форма производственного процесса - для учёта расхода материалов (и трудозатрат, энергозатрат...) и прихода продукции - одного или нескольких товаров (услуг). При этом могут использоваться типовые процессы с возможностью корректировки по факту и возможностью сохранения результата как нового типового процесса.

5. Формы для ввода операций могут содержать:

• - поля для ввода информации как собственно по операции (даты документов, номера, субъекты...), так и по отдельным позициям операции - в подчинённой форме,
• - кнопки для открытия форм (для ввода и просмотра дополнительной информации),
• - кнопки для открытия отчётов (распечатки или посылки по факсу документов, просмотра информации).

РАСХОД 123 счёт: 30/03/99 накл.: 02/04/99 в банк счёт по факсу налогов.: 01/04/99 покуп.: 654321 Эрос "Эрос Ltd" продав.: 123456 Кот мчп "Кот" сумма: 100,00 ндс 20%: 20,00 доверенность АБ12345 1/4/99 Сидорову А.А. итого: 120,00 примечания отчёт по покупателю остатки товаров 120,00 код наим.товара ед.изм. кол цена сумма ценаР ценаК цена$ 001 Скрепка канц. коробка 1000 0,05 50,00 0,05 0,05 0,02 002 Чернила синие флакон 100 0,50 50,00 0,50 0,50 0,20

Код товара может быть изменён (на удобный для ввода) в любое время в форме "Товары", или непосредственно в дополнительном поле формы операций (на рисунке не показано).

Дыдырко Г.В. aink@ukrpack.net